"Fila de espera pra data de evento: como preencher um sábado que caiu"

A noiva cancelou o sábado. Casamento adiado, sinal combinado, tudo certo entre vocês. Só que em julho três madrinhas de outro casamento pediram exatamente aquele sábado de manhã, e você disse "já tenho noiva nessa data". Agora a data tá livre e a conversa com elas desceu tanto no WhatsApp que você nem lembra se era a Paula ou a Patrícia que tinha mandado a mensagem.

"A profissional se ferra de todos os lados perde tempo perde outras cliente", escreveu uma profissional num comentário do YouTube em 2023. No evento a frase pesa mais, porque a data é uma só e as outras clientes você perdeu meses antes, no dia em que disse não.

Você já tinha a fila. Ela só não foi anotada

Quem pede uma data que você não tem é fila de espera. Só que no evento ninguém pensa assim: a madrinha pediu, você recusou, e a conversa virou um "que pena, fica pra próxima". Não é falta de organização sua. A recusa de julho não parecia coisa que fosse precisar de volta em outubro.

A lista de espera do dia a dia, com as quatro colunas e as duas velocidades, a gente montou em Abriu um horário de sábado e você descobriu às 9h. Pra evento ela muda em três coisas: a fila é por data e não por dia da semana, o aviso chega com semanas de antecedência, e quem pede às vezes é um grupo inteiro.

O checklist

1. Toda recusa vira uma linha, no mesmo dia. Última página do caderno ou uma nota no celular chamada "Datas pedidas". Em cada linha: nome e telefone de quem pediu, data do evento, a hora em que precisa estar pronta, quantas pessoas, onde é, e a data em que pediu. Exemplo: "Paula (11 9...), sáb 17/10, prontas às 11h, 3 madrinhas, salão da igreja, pediu 08/07".

2. Na recusa, pergunte se pode avisar. No lugar de "já tenho noiva nesse dia", mande:

Nessa data eu já tenho noiva, mas às vezes evento muda. Posso te avisar se abrir? Me diz até quando você precisa fechar com alguém.

A resposta da segunda pergunta vai pra linha. Madrinha que precisa decidir até agosto não serve pra uma vaga que abriu em outubro.

3. A data caiu: primeiro resolve a noiva. Sinal, crédito, data nova, tudo conforme o que vocês combinaram antes de fechar. Os oito pontos desse combinado estão em Checklist do sinal pra maquiagem de evento. A data só vai pra fila depois que a conversa com a noiva terminou por escrito.

4. Filtre pela data e pelo horário. Abre a lista, procura a data. Depois confere se o horário cabe: três madrinhas prontas às 11h é uma manhã inteira de trabalho, e cabe no lugar de uma noiva. Um grupo de seis prontas às 9h talvez não caiba.

5. Mande pra todas da data ao mesmo tempo. Nossa opinião: sem ordem de chegada. Você não sabe quem ainda tá sem maquiadora, e mandar uma por uma, esperando resposta, come a semana. Texto pra copiar:

Oi, [nome]! Em [mês] você me pediu o dia [data] e eu tava sem horário. Abriu. Consigo atender [quantas pessoas] com vocês prontas às [hora]. Se ainda quiserem, me responde até [dia e hora]. A data fica com quem mandar o sinal primeiro.

6. Prazo pra responder: 24 horas. Evento dá tempo, mas não dá pra segurar a data por uma semana esperando. Se o evento for daqui a menos de sete dias, o prazo é até o fim do dia.

7. Quem leva é quem manda o sinal. "Eu quero" não trava a data. O Pix que caiu trava. No evento a gente indica 50%, descontado do total no dia, com as mesmas regras de cancelamento que a noiva teve. Grupo de madrinhas manda um sinal só, da pessoa que falou com você, e o nome das outras vai na mesma linha.

8. Feche com quem não levou.

A data já foi, [nome]. Obrigada por responder! Se aparecer outra mudança, te aviso.

E risca da lista toda data que já passou, uma vez por mês.

Era uma parede de várias, e elas têm ordem

1. A lista de datas pedidas. Hoje, com as recusas que você ainda lembra desse semestre.
2. Perguntar se pode avisar toda vez que disser não.
3. Achar quem pediu a data no dia em que ela cair, com a lista na mão.
4. Mandar a vaga, controlar o prazo e conferir o Pix entre um evento e outro.
5. Avisar quem não levou.

A primeira custa dez minutos e salva o próximo sábado que cair. As outras quatro funcionam na mão, e na temporada de casamento elas chegam junto com o resto: orçamento, prova de noiva, deslocamento. É quando a lista existe mas ninguém tem tempo de rodar ela.