Primeiro dia no Kallos: serviços com preço e duração, clientes e a semana na agenda

"O meu é simples tudo anotado em um caderno, tenho tudo anotado desde 2017." Uma manicure escreveu isso num comentário do YouTube em 2022, e foi o mais curtido do vídeo, com 115 curtidas. Se você é assim, o primeiro dia num app tem um medo certo: perder o que já funciona.

A gente concorda com o medo. Por isso a regra do primeiro dia é esta: o caderno não fecha. Ele fica aberto do lado do celular por um mês, como cópia de segurança. Se um horário tá num e não tá no outro, o caderno ganha e você corrige o app. Passar anos de histórico pro celular é assunto pra outro dia; hoje é só a semana que vem.

E quem anota desde 2017 sabe melhor que qualquer app o que precisa estar num sistema: nome, serviço, preço, hora. O que muda hoje é só onde isso vive.

Tudo que tá aqui é do plano Solo, o mais básico, e ele tem limite: até 50 contatos e 20 serviços. Cabe o primeiro dia de quem atende em casa, numa hora.

Passo 1: os serviços, com preço e duração de verdade

Abre o menu Minha conta e toca em Serviços. Cada serviço entra com nome, preço e duração. O nome é o que a cliente fala: "pé e mão", "esmaltação em gel", "alongamento", "manutenção do alongamento". O preço é o seu; os que aparecem nos comentários (pé e mão a R$ 35, alongamento a R$ 120) são relato de profissional, cada uma na cidade dela.

A duração é o campo que mais gente preenche errado, e é o mais importante dos três: é o que a agenda usa pra não colocar uma cliente em cima da outra. Cadastrou 45 minutos num alongamento que leva duas horas e meia, o app acha que as 15h tão livres, e às 15h você tá na segunda mão. Preenche com o tempo que a cliente fica na cadeira, mais a folga de limpar e trocar toalha. Se não sabe de cor, cronometra as próximas duas; a conta da duração com folga a gente explicou em Trança de 6 horas e agenda de 30 em 30 minutos, e vale igual pra unha.

Vinte serviços é o limite, então cadastra o que você vende. Pé e mão juntos e mão sozinha são dois serviços se você cobra e marca diferente.

Passo 2: quando a sua agenda aceita horário

Ainda em Minha conta, toca em Horário de funcionamento. O subtítulo diz o que ele faz: "Quando sua agenda aceita horários". Marca os dias e as horas em que você atende, do jeito que é hoje: terça a sábado, das 9h às 19h, por exemplo. A agenda só aceita horário dentro do que tá marcado aqui.

Passo 3: as clientes, uma a uma

Só as da semana que vem: dez, quinze nomes, em vez dos 200 do caderno. Cada uma entra com nome e o número do WhatsApp, que é pra onde o lembrete vai sair quando você ligar essa parte.

São até 50 contatos, e importar a agenda inteira do celular de uma vez é do plano de cima, o Amiga. No primeiro dia isso não faz falta, e uma a uma tem uma vantagem: só entra quem é cliente. A tia e o gás ficam no celular; quem não voltou desde 2023 fica no caderno até voltar.

Passo 4: a semana na agenda

Caderno aberto na semana que vem, agenda do app do lado. Pra cada horário do caderno, você marca na agenda escolhendo a cliente e o serviço. A duração vem do passo 1, então o app já sabe que a Carla do alongamento das 14h vai até 16h30, e o próximo horário livre começa depois.

Aqui aparece a primeira coisa que o caderno não conseguia te mostrar. Se em algum dia o papel tem duas clientes na mesma hora, ou uma esmaltação encaixada nos 45 minutos finais de um alongamento, isso aparece na hora de marcar: a agenda mostra o horário ocupado até o fim do serviço anterior. "Sinto que as clientes ficam cansadas de esperar, tipo q demorando uma eternidade aí fico mal", escreveu uma manicure em 2022. A espera nasce dessa sobreposição, e o primeiro dia no app costuma achar uma ou duas.

Terminou a semana? Conta os horários no caderno e na agenda. Tem que dar o mesmo número. Se der diferente, o caderno ganha, e você acha o que faltou.

O que fica pra semana que vem

Chave Pix, em Minha conta, pra gerar o QR Code no fim do atendimento. A versão de papel disso, o QR impresso na bancada, tá em "Depois te mando o Pix". Cadastra quando a agenda já estiver igual ao caderno.

Notificações de cliente, também em Minha conta ("Confirmação, lembretes e pós-atendimento pelo WhatsApp"). É a mensagem de véspera que você manda na mão, saindo sozinha, com o nome dela, o serviço e a hora. Nesse plano são 50 mensagens por mês: uma véspera por cliente pra quem atende umas dez por semana. Só liga depois de conferir a semana: lembrete de horário errado é pior que nenhum.

O mês de caderno aberto

Semana 1 e 2: marca nos dois, e no sábado compara. Semana 3: marca só no app, com o caderno aberto na bancada pra qualquer dúvida. Semana 4: se em trinta dias nada ficou faltando, o caderno vira arquivo. O de 2017 continua na gaveta, com o histórico que nenhum app tem.

O que o caderno não conseguia fazer sozinho (lembrar a cliente, avisar a fila, somar o mês) a gente listou em O caderno resolve. Estas três coisas ele não consegue fazer. O primeiro dia no app monta a base pra essas três: serviço com duração, cliente com número e a semana marcada. Sem essa base, o lembrete sai com a hora errada e a soma do mês não fecha. Com ela, a próxima coisa que você ligar já funciona no primeiro dia.