"Backup, lixeira e VIPs no Kallos: apagou sem querer, cliente que nunca pode ficar sem horário"

"Sou manicure desde 2017 [...] O meu é simples tudo anotado em um caderno, tenho tudo anotado desde 2017." Esse comentário do YouTube, de 2022, tem 115 curtidas, e a gente concorda com ele: o caderno funciona pra quem tem disciplina. Nove anos de clientes, de preço, de quem pagou e quem ficou devendo.

Agora imagina o caderno esquecido aberto do lado da pia e um copo d'água virado em cima. Ou, no celular, o dedo escorregando no meio de uma esmaltação e apagando a cliente errada. O telefone você recupera no WhatsApp. O que não volta é o resto: o que ela fez, quanto pagou, quantas vezes remarcou.

Você não perdeu por descuido

Quem apaga cliente sem querer é quem mexe na agenda entre uma cliente e outra, com a mão ocupada e a próxima chegando. Isso é trabalhar. A sua memória também guarda coisa que não tá escrita em lugar nenhum. "Depois de três vezes que fizer isso não marco mais", escreveu uma profissional em 2025, sobre quem fura. Do outro lado da mesma cabeça mora a lista que ninguém anota: a cliente de anos, que nunca furou, que você encaixa num sábado lotado sem pensar duas vezes.

As duas coisas, o histórico que some e a cliente que não pode ficar sem horário, são o assunto deste post. Tudo aqui é do plano Amiga.

Apagou sem querer: a lixeira

No Kallos, quando você apaga um contato, um agendamento, um pagamento ou um serviço, ele não some na hora. Vai pra lixeira e fica lá por 30 dias. Nesse tempo, dá pra restaurar, e ele volta pra lista de onde saiu, com o que tinha antes.

O que fazer quando perceber:

1. Não recadastre a cliente por cima. Se você criar a Bia de novo, fica com duas Bias: uma vazia e outra, com o histórico todo, na lixeira.
2. Restaure a original. Ela volta pra sua lista de contatos com o que tava anotado nela.
3. Confere a agenda da semana. Se o que foi apagado era um agendamento, veja se o horário não foi ocupado por outra no meio tempo.

O limite: passados os 30 dias, o item sai da lixeira de vez. E esvaziar a lixeira na mão também é definitivo, não tem volta. Se não tem certeza do que tá lá dentro, deixa ela quieta.

O caderno inteiro: o backup

A lixeira salva uma coisa apagada. O backup é a cópia do conjunto: contatos, agendamentos, pagamentos e serviços. É o equivalente a tirar foto de todas as páginas do caderno. Serve pro dia do copo d'água, que no celular tem outro nome: celular roubado, quebrado, trocado.

A cliente que nunca pode ficar sem horário: VIP

No cadastro da cliente, dá pra marcar ela como VIP. A partir daí, ela aparece com a marca na sua lista de contatos, e o dashboard conta quantas VIPs você tem.

Pra que serve na prática: quando um horário abre, ou quando você monta a semana e percebe que tá cheia, a VIP é a primeira que você procura. Com a marca, você acha em dois segundos no lugar de rolar a lista inteira tentando lembrar quem era.

Quem é VIP é decisão sua, e o app não escolhe por você. Nossa opinião de critério, pra não virar metade da lista:

• vem com você há mais de um ano;
• nunca furou sem avisar;
• marca a próxima antes de ir embora.

Quem cumpre as três é quem segura o seu mês. E a regra das três faltas, a que mora na sua cabeça, é o outro lado da mesma ficha: a cliente que remarca toda semana também fica registrada, no histórico dela, e é por isso que perder esse histórico dói.

O que isso não faz

A marca de VIP não reserva horário sozinha nem manda mensagem diferente pra ela. Se a sua VIP tem horário fixo, toda quinta às 9h, você marca as próximas na agenda, como faria no caderno.

A lixeira não guarda pra sempre: 30 dias.

E nada disso protege o que ficou só no caderno ou na sua cabeça. O que não foi cadastrado não tem cópia. Se você tá passando a agenda do papel pro app, a ordem de por onde começar tá em Primeiro dia no Kallos. Começa pelas clientes que mais voltam, e já marca as VIPs no mesmo cadastro.

O caderno de 2017 pode continuar na gaveta. Só que agora ele tem uma cópia.