Ligar o lembrete no Kallos: confirmação, véspera e pós-atendimento pelo WhatsApp

"Eu mando mensagem um dia antes de confirmação e as vzs até uns minutos antes pra lembrar e msm assim ainda levo bolo de algumas." Uma profissional escreveu isso num comentário do YouTube em 2023. A gente já usou essa frase pra falar do que vai dentro da mensagem, em A mensagem de lembrete que a cliente responde. Este post é sobre a outra metade: quem manda.

Repara no que ela faz. Véspera, uma por uma. De novo minutos antes. Isso é lembrete de agendamento funcionando, feito na mão, toda noite, depois da última cliente. O que falha é ele depender de você às 22h, com a pinça ainda na bancada e a agenda no colo. Num studio de lash, oito aplicações no dia são oito mensagens à noite e oito de manhã. O conteúdo, você já acertou. O que dá pra tirar da sua mão é o envio.

Tudo que tá aqui é do plano Solo, o mais básico. Nele são 50 mensagens por mês; na Amiga, 1.500; na Patroa, 4.000. Como essa conta fecha vem mais embaixo.

Antes de ligar: o que precisa estar pronto

A mensagem sai com o nome da cliente, o serviço e a hora. Então ela só sai certa se as três coisas estiverem certas no app: a cliente com o número do WhatsApp, o serviço com a duração de verdade e o horário marcado na agenda. Se ainda não fez isso, é a ordem de Primeiro dia no Kallos, e leva uma hora.

Lembrete com hora errada é pior que nenhum. Confere a semana antes de ligar.

Onde fica e o que cada mensagem faz

Abre o menu Minha conta e toca em Notificações, a que tem o subtítulo "Confirmação, lembretes e pós-atendimento pelo WhatsApp". Tem outra Notificações no mesmo menu, "Lembretes dos seus agendamentos": aquela é o aviso no seu celular, não no da cliente.

Ali você liga o que quer que saia sozinho. São as mensagens que você manda hoje, na mesma ordem:

• Confirmação. Sai na hora em que você marca o horário. A cliente recebe o dia, a hora e o serviço, com botão pra confirmar ou cancelar. É o "marcado, viu?" que você digita depois de fechar o horário, e a resposta dela fica no agendamento.
• Lembrete na véspera. Um dia antes, com nome, serviço, hora, e o botão de novo. É a mensagem das 22h.
• Lembrete duas horas antes. No dia. É a de "uns minutos antes" do comentário, a que serve pra ela olhar o relógio e sair de casa.
• Mensagem pós-atendimento. Sai depois do atendimento concluído, agradece e pergunta se ela quer marcar de novo. Falamos dela na parte da lash, mais abaixo.

As mensagens saem assinadas por você. Cliente não gosta de robô grosseiro; a que recebe "Oi, Bia! Amanhã, terça, às 9h, é a sua manutenção comigo" não sabe nem quer saber quem apertou o enviar.

Onde ver o que ela respondeu

Ainda em Minha conta, Conversas: "O que as clientes escreveram no WhatsApp e o que foi respondido". É ali que aparece a cliente que tocou em cancelar na véspera, a que confirmou às 23h40 e a que leu e ficou quieta. O que fazer com cada resposta é a regra de sempre: quem cancelou no prazo libera o horário pra quem pediu; quem ficou em silêncio recebe o de duas horas antes. O que mudou é que a resposta chegou sem você ter mandado nada.

A conta das 50 mensagens

Cada mensagem que sai conta uma. Confirmação mais lembrete de véspera são duas por agendamento, então 50 dão pra 25 agendamentos no mês: umas seis clientes por semana. Se liga também o de duas horas e o pós-atendimento, são quatro por agendamento, e as 50 acabam em 12 clientes.

Nossa opinião de por onde começar: confirmação e véspera. É o par que responde ao comentário lá de cima. O de duas horas entra quando sobrar mensagem. Se você atende dez por semana, a conta simples passa de 50 no mês, e a mensagem 51 volta a ser você no WhatsApp, na mão. Nesse ponto a Amiga, com 1.500, é onde a conta fecha.

Pós-atendimento num studio de lash

Cílio tem janela: a manutenção é entre 15 e 21 dias, e quem passa disso olha no espelho e pensa "não durou". A gente escreveu sobre isso em A cliente fez a aplicação e sumiu na manutenção, e o combinado de lá continua valendo: a frase na cadeira, a data anotada, a mensagem do dia 12 com dois horários.

O pós-atendimento do app faz outra coisa, que vem antes: sai logo depois da aplicação, quando os fios ainda tão perfeitos e ela tá mandando foto pra amiga. É a hora em que "quer marcar de novo?" tem a resposta mais fácil, porque a manutenção vira horário na agenda enquanto ela tá encantada, antes do dia 25 em que "não durou" se instala. Se ela responder "ainda não", a porta ficou aberta e o dia 12 continua com você. Se marcar, a véspera daquela manutenção sai sozinha dali a três semanas.

O que isso não faz

Não faz a cliente aparecer. O lembrete sai, ela lê, e tem quem fure mesmo assim. O que muda é que a falta fica registrada nela, e a sua regra de três faltas passa a ter onde contar.

Não manda promoção nem mensagem pra lista inteira. Cada mensagem é de um agendamento, pra uma cliente.

Não passa de 50 no Solo. Chegou no limite, o lembrete não sai, e você volta a mandar na mão até o mês virar.

Não substitui o texto que você já acertou. O que vai dentro (nome, serviço, hora, pergunta fechada) é o que a cliente responde, nas duas versões. A diferença entre este post e o outro cabe numa frase: lá muda o que você escreve; aqui muda quem aperta o enviar, toda noite, sem você.